Mise en place på kontoret

De bästa (eller i alla fall minst stressade) kockarna tar fram allting som behövs i förväg, och förvarar det på ett logiskt sätt – det som kallas mise en place.

Samma teknik kan användas vid annat arbete. Inför en arbetsuppgift, ta fram allt du behöver och förvara det lämpligt i förhållande till det du ska göra. Vissa saker kan ligga öppna som dokument på datorn, medan andra är bäst att förvara som papperskopior på skrivbordet.

Är uppgiften komplex räcker det med att ta fram det som behövs till just den uppgiften. Om du planerar en förmiddag med flera enklare uppgifter kan det vara läge att göra en mise en place för hela den tiden. Lägg allt i ordning men förvara bara de saker som hör till den aktuella uppgiften nära, resten kan ligga på en särskild plats och vänta.

Om du gör så här kan du behålla koncentrationen på uppgiften du arbetar på, och tappar aldrig bort dig när du måste leta efter något medan du jobbar. Du kan också minska ställtiden mellan uppgifter om du tar fram saker åt flera uppgifter samtidigt.

Glöm bara inte att sätta tillbaka allting efter dig!

Vad har du gjort den här veckan?

LoggbokenMåndagar är bra dagar för att sätta mål och titta framåt. Men om vi glömmer att titta bakåt kan vi inte lära oss av våra misstag, göra mer av det som fungerar eller hitta en lösning på våra problem.

Att var medveten och reflektera över arbetet ger oss större chanser att skapa mer av det som är bra. Fredagar är bra dagar att göra en summering.

Ställ dig frågorna:
Vad har jag gjort som varit bra den här veckan?
Vad har inte fungerat?
Vilket stöd har jag fått?

När du vet hur veckan har fungerat kan du ställa dig två frågor om nästa vecka:
Vad ska jag göra mer av nästa vecka?
Vad ska jag göra mindre av?

Med det här nedskrivet och tydligt har du fina förutsättningar för en bättre arbetsvecka efter helgen!

Om du vill få stöd i den här processen finns verktyget Loggboken, som du fyller med dina reflektioner och strategier utifrån fasta frågor.

Läs mer här.

Hur tar du beslut?

Bok decisiveDå och då står vi inför de där livsavgörande besluten. Hur vi hanterar dem kan vara skillnaden på lycka och olycka.

Men alla de beslut vi tar varje dag skickar oss ju faktiskt också i en riktning. Efter tillräckligt många av dem är vi lyckliga eller olyckliga. Om vi vill ha förändring är det sällan det stora beslutet som är det svåra, utan alla de små som följer efter.

Hur tar vi beslut egentligen? Vad påverkar dem? Blir det bra eller dåligt? Och går det att göra bättre?

Spännande läsning i ämnet är Chip & Dan Heaths nya bok Decisive som bland annat visar att vi ofta låter kortsiktiga känslor styra.

Läs, begrunda, besluta!

Vad är du bra på? – Gör det!

För några veckor sedan pratade jag med en vän som sa att hon ägnat för stor del av sitt liv med att försöka förbättra det hon tyckte var svagheter.  Jag kan känna igen det där. Vi vet vad vi inte kan, och jobbar stenhårt för att lära oss det.

Ibland är det viktigt. Jag kunde ingenting om att blogga men ville ändå starta Jobbasmartare.nu. Min enda chans var att lära mig.

Men ofta kanske vi ska tänka tvärtom. Lägga mindre tid på att försöka ”hämta ikapp” kunskap som vi känner att vi borde ha. Och istället göra mer av det vi redan kan. Utveckla det, odla det och vara stolta över det.

Kanske går du omkring och är bra på något nästan i smyg.
Vadå? Och hur skulle du kunna använda det för att få ett smartare arbetsliv?

Smartare höst

Brittsommaren har varit underbar och fyllt i alla fall mig med energi. Men enligt Weatherpal kan det  snart vara dags för mer normalt höstväder.

Inte dumt att då fundera över hur du hanterar den mörkare årstiden då kraven stadigt ökar efter semestern. Med hjälp av positiv psykologi kan det bli enklare att komma till sin rätt, även under en ruskig och mörk höst.

Modern Psykologi berättar mer om det här på sin blogg.

Att öva sig på motgångar, hitta ljuspunkter i mörkret, fortsätta att umgås med vänner och röra på sig kan kännas som självklarheter. Det vet vi, eller hur? Men, handen på hjärtat, vad gör vi med kunskapen? Testa att verkligen göra något inom ett eller flera av dessa områden och se om det gör skillnad.

Hör gärna av dig och berätta hur det gick!

 

 

 

87 procent – vi gör skillnad

Att jobba smartare innebär också att inte låta trångsynta idéer om världen styra oss.

Idag, dagen efter riksdagsvalet, jobbar jag för att matcha ihop en mikrobiolog från Eritrea med ett svenskt läkemedelsföretag. De har svårt att locka rätt kompetens från storstadsområdet, hon vill ha ett jobb i en stad där hon känner sig välkommen och trivs. Vi behöver henne!

Vad gör DU idag för att visa att Sverigedemokraternas bild av världsläget inte är den rätta? (Imorgon går också bra, men bara att visa din indignation på Facebook räknas inte.)

Älskade dagsschema!

Jag vill dela med mig av mitt bästa trick för att få mer gjort med mindre kraft och på kortare tid: Mitt dagsschema.

Det här är ett verktyg för dig som inte har alltför många brandkårsutryckningar. När jag hade personal- och verksamhetsansvar fungerade det sällan som jag ville. Men för alla experter, tjänstemän, egenföretagare och andra som kan planera sin tid minst en dag i förväg är det här ett super-verktyg.

Dagsschemat ser helt enkelt ut som ett vanligt skolschema. Till vänster skriver jag en tidsperiod, och till höger arbetsuppgiften.

Mitt dagsschema för förmiddagen idag:

8.20-9.00       Blogginlägg
9.00-9.45       Skriva infoblad om 20/20-initiativet
9.45-10.30    Boka intervjuer, gå igenom mailkorgen efter helgen
10.30-12.30 Skriva manus till ”Strategiskt ledarskap”
12.30-13.30 Lunch

Hur verkar det här då? Galet? Barnsligt? Något för idioter som inte kan hålla ordning på tiden?

Jag har använt den här metoden i nästan 10 år, och den ger  mig fördelar varje dag. Här är några:

  • Jag ser till att det viktigaste hamnar först på dagen, så om något akut dyker upp har jag i alla fall gjort det.
  • Jag matchar arbetsuppgifter med min energinivå. Småplock tidigt på morgonen och uppgifter som kräver större koncentration på förmiddagen.
  • Metoden skapar utrymme åt långa pass med sådant som tar mycket energi, och buntar ihop en massa småuppgifter till ett pass.
  • När jag har möten på annan plats ser schemat till att jag inte bokar för mycket annat innan och efter, eftersom även restiden är med i planeringen.
  • Om jag gör schemat dagen före behöver jag sedan inte tänka mer på vad jag ska göra. Det ger skönare kvällar!

Som alla vanor tar det en stund att komma in i det här. Men det kräver inga dyra maskiner eller ny teknik. Riv ett A4-ark i fyra delar och börja redan idag!